Lucca, 29-30 gennaio 2011

Vademecum Incaricati (Responsabili) Regionali preparato durante l’incontro delle delle Pattuglie Regionale il 29 – e 30  gennaio  2011  e aggiornato nella riunione degli Incaricati regionali del 8 novembre 2011.

CONVOCAZIONE ASSEMBLEE

Le convocazioni per le Assemblee dovranno essere inviate tramite l’invio di lettera a mezzo posta o via email, a tutti i Novizi e Titolari della Regione (nessuno escluso), regolarmente censiti ed iscritti in Comunità, almeno quindici giorni prima della data dell’Assemblea stessa. È buona norma, qualora ve ne siano, inviare la convocazione, con le modalità di cui sopra, anche ai Postulanti della Comunità regionale, in quanto risulta difficile stabilire se aderire o meno al cammino della Comunità, se non la si conosce.

ASSEMBLEA REGIONALE

La Comunità regionale si riunisce in Assemblea regionale almeno una volta all’anno ed ogni qualvolta la Pattuglia regionale lo ritiene opportuno; si consiglia di riunirsi in Assemblea preferibilmente in prossimità dell’autunno, per poter stabilire le linee guida e il Programma della Comunità, da adottare nel corso dell’anno Scout. Nell’Assemblea regionale hanno diritto di voto tutti i Novizi e tutti i Titolari censiti e regolarmente iscritti nella Comunità F.B. per l’anno in corso. Dal voto sono esclusi i Postulanti, i quali comunque potranno apportare consigli e suggerimenti costruttivi alla vita della Comunità. Ciascun Novizio o Titolare, potrà essere latore di una sola delega.

In sede di Assemblea regionale le proposte vengono approvate con la metà più uno dei voti degli aventi diritto. presenti all’assemblea purché conforme al Regolamento Nazionale.

Si consiglia di redigere un verbale di quanto viene deciso, darne lettura e sottoscriverlo, prima di terminare i lavori assembleari.

INCARICATI REGIONALI

La Comunità regionale, riunita in Assemblea con le modalità di cui sopra, elegge tra i Titolari della propria regione l’Incaricato e l’Incaricata regionali (diarchia); essi sono eletti con i due terzi dei voti degli aventi diritto, presenti o regolarmente rappresentati per delega; in caso di seconda votazione con esito negativo, per la terza è valida la maggioranza relativa.

Il mandato degli Incaricati regionali ha la durata di quattro anni e possono essere rieletti per un solo mandato consecutivo della durata di due anni.
Non sono eleggibili i Titolari membri delle Associazioni scout riconosciute dalla FIS, ma che non abbiano riconosciuto esplicitamente all’interno del proprio statuto o regolamento i Foulard Bianchi. È buona norma che i Candidati alla carica di Incaricati Regionali, se censiti in Agesci, siano Capi Brevettati, per garantire gli strumenti metodologici della Branca R/S, nelle attività rivolte a Rover e Scolte; ove questo non sia possibile, il/la futuro/a Incaricato/a si impegnerà di completare il suo iter di formazione, prendendo parte ai Campi Scuola Agesci. Nel caso in cui l’Incaricato Regionale FB è censito MASCI si dovranno individuare titolari brevettati AGESCI a cui demandare tale incarico.

COMPITI DEGLI INCARICATI REGIONALI

Agli Incaricati Regionali eletti dall’Assemblea, unitamente all’Assistente Ecclesiastico regionale, spetta il compito di costituire, nel più breve tempo possibile, la Pattuglia Regionale, che è garante e punto di riferimento della vita comunitaria della Regione; all’interno della Pattuglia Regionale, saranno suddivisi i principali compiti, come ad esempio la Segreteria, addetto Stampa e Web, etc. etc, il tutto in risposta alle necessità stesse della Regione.

Gli Incaricati Regionali, tengono un bilancio di cassa, dove annotano tutte le entrate e tutte le uscite di denaro, motivandone la necessità, dandone evidenza alla Comunità in fase di Assemblea regionale, forniscono relazione annuale al Comitato regionale Agesci e al Segretariato regionale del Masci, circa le attività svolte durante l’anno, le presenze Scout ai pellegrinaggi e/o altre attività e iniziative gestite da F.B., nonché copia del bilancio di cassa, inoltre trasmettono via posta o mail, copia del Programma delle attività F.B. regionali, deciso in Assemblea a tutti i F.B. (Postulanti, Novizi e Titolari), nonché alla Segreteria della Pattuglia Nazionale.

Essi sono chiamati a partecipare alle attività Nazionali per loro previste (Assemblee Incaricati) e, nell’impossibilità di presenziare direttamente delegano una Persona della Pattuglia Regionale a farne le proprie veci; seguono personalmente la formazione dei Novizi e si prendono cura dei Postulanti o indicano i Capi F.B. addetti a tale compito; motivano le domande di ammissione dei Novizi e della Promessa dei Titolari, avendo cura che siano rispettate le tempistiche previste dal Regolamento per la richiesta di tali ammissioni, agli Incaricati Nazionali. Stimolano i Novizi che intendono diventare Titolari, a partecipare al MUF; a Lourdes, consegnano il Foulard Bianco ai neo Novizi e accolgono la Promessa dei Titolari (in loro assenza può esercitare tale compito un qualsiasi Titolare censito e iscritto alla Comunità F.B. nell’anno corrente), registrano l’avvenuta Titolarità nell’Albo della Comunità, depositato a Lourdes, presso il Forum, garanti della perfetta cerimonia, secondo quanto stabilito dal Regolamento e dalla tradizione; si fanno carico di controfirmare l’autorizzazione rilasciata dai Responsabili Nazionali e la restituiscono alla Segreteria Nazionale nel più breve tempo possibile.

Mantengono rapporti con tutte le Associazioni di Pellegrinaggio presenti sul proprio territorio, e con le Associazioni che operano nel mondo della sofferenza a livello locale; sono in diretto collegamento e collaborazione con gli Incaricati al Metodo ed agli Interventi Educativi (IMIE) regionali dell’Agesci e con il Segretario regionale del Masci.

Hanno inoltre il compito di stimolare la loro Comunità secondo l’indirizzo della Pattuglia nazionale, arricchire e motivare la vita e lo spirito della Comunità, nella fedeltà alle linee della Carta di Comunità.

All’inizio di ogni anno, hanno inoltre il compito di aggiornare la lista degli F.B. regionali e darne evidenza alla Pattuglia Nazionale, all’Agesci e al Masci.

Raccolgono e trasmettono in Agesci e Masci, la documentazione inerente al “Trattamento dei dati personali”.

Gli Incaricati Regionali sono l’ACCOGLIENZA fatta persona, e lo testimoniano con la loro stessa vita, servendo nel migliore dei modi e senza secondo fine, ogni Persona e soprattutto ogni fratello Scout e F.B., intravedendo nel Prossimo, il Signore Gesù; alla scuola di Bernadette hanno ricevuto il Messaggio della Vergine, e si sforzano di fuggire ogni forma di umana ambizione e vana gloria, per la carica ricoperta. Anche se ormai adulti, hanno sempre presente la Legge Scout e la loro Promessa.

Qualora ci siano dei problemi tra F.B. cercano a tutti i costi di riportare la Pace, ricordando che è sempre più quello che ci unisce, rispetto a ciò che ci divide, per poter sempre essere fieri di avere fatto “del proprio meglio”.

FOULARD BIANCHI IN TRASFERTA E/O IN ANNO SABBATICO

Il foulard bianco che si trovasse impossibilitato a partecipare alle attività di Comunità e a svolgere il proprio servizio a Lourdes per un periodo di tempo presumibilmente lungo è innanzitutto tenuto ad avvisare ed avvertire i propri incaricati regionali.

Gli incaricati regionali continueranno ad aggiornare il Foulard Bianco sulle attività, iniziative ed eventi della Comunità sia per quanto concerne il livello regionale sia quello nazionale.

È buona cosa che il Foulard Bianco, sebbene impossibilitato a frequentare la Comunità, effettui il proprio censimento AGESCI o MASCI nella Comunità Capi, Zona, Regione di appartenenza. In tal modo potrà essere annoverato comunque quale membro della Comunità FB.

I membri che non partecipano alla vita di Comunità, che non rispondono agli inviti ed alle comunicazioni degli incaricati regionali senza alcun avviso, sono da considerarsi non parte della Comunità “dopo un ragionevole periodo di tempo”.

I Foulard bianchi in trasferta in altra Regione sono invitati a chiedere al proprio incaricato regionale i contatti degli incaricati della regione in cui trasferito. Gli incaricati della regione di provenienza provvederanno ad informare i nuovi incaricati relativamente alla “storia” e “stato di servizio” del Foulard Bianco in trasferta o trasferito:

  • Qualora censito nella nuova Comunità gli incaricati di provenienza provvederanno a trasferire la documentazione relativa la formazione del Foulard Bianco. In questo caso sarà il nuovo incaricato regionale a firmare eventuali presentazioni per campi di formazione e richiesta Noviziato/Titolarità, sentiti gli incaricati regionali di provenienza.
  • Qualora il Foulard bianco trasferito o in trasferta rimanga censito nella Comunità di origine sarà compito degli incaricati informarsi relativamente alla partecipazione alla vita comunitaria.

STRUTTURE ELASTICHE (INTERREGIONALI, ZONE, AREE, …)

L’incaricato regionale, favorisce i rapporti con tutta la struttura associativa proponendo e partecipando a tutte le dinamiche che essa propone, ponendosi come parte attiva della regione. E’ compito degli incaricati regionali sviluppare e mantenere i rapporti con le strutture AGESCI e MASCI regionali e locali.

È buona cosa che il Foulard bianco approfondisca e testimoni la propria scelta di fede e servizio anche localmente. Nulla vieta che gruppi di FB si possano incontrare – come FB – al di fuori degli incontri organizzati e prefissati dalla Comunità. Bisogna tuttavia considerare che:

  • La Comunità Nazionale Foulard Bianchi si sviluppa ed organizza esclusivamente su base regionale. Non hanno fondamento pertanto Comunità a base locale o cittadina.
  • Possono sussistere gruppi di Foulard Bianchi che per vicinanza geografica e/o interesse svolgono attività comuni che non coinvolgono direttamente tutti gli altri membri della Comunità. Tali attività devono essere comunque conformi agli indirizzi ed al programma della Comunità Regionale. Ad esempio gruppi di FB dello stesso paese, città, diocesi che si riuniscono per momenti di preghiera, servizio, eventi specifici locali, occasioni formative;
  • La Comunità può decidere, al fine di facilitare la partecipazione e/o per meglio affrontare alcune tematiche, di prevedere alcuni momenti di incontro per zone e diversi bacini geografici. In tal caso le attività e le tematiche affrontate saranno comunque riconducibili ad un programma e ad un percorso comune per tutta la regione. Ad esempio:
    • Veglia Natalizia uguale per tutti da svolgersi in zone diverse raccogliendo quindi la maggior partecipazione da parte FB;
    • Suddivisione in zone e aree geografiche per affrontare tematiche formative attraverso lavori di gruppo all’interno di un unico programma regionale;
    • Organizzazione di botteghe in zona, diocesi, città, …. In tal caso è buona cosa che le modalità ed i contenuti siano condivisi ed uniformi agli indirizzi regionali;

È di fondamentale importanza che gli incaricati regionali siano informati sugli eventi/incontri che vedono coinvolti FB nelle varie zone, diocesi, …;
I vari Foulard Bianchi che prendono parte ad iniziative, eventi, ecc. in autonomia devono essere consapevoli di essere membri di una comunità regionale: non esistono Comunità FB Cittadine, Pellegrinaggi FB cittadini, ecc.

Al fine di organizzare eventi, approfondire tematiche formative ed educative, ecc. è possibile che due o più Comunità regionali si uniscano. In tal caso le modalità saranno preventivamente valutate e discusse dagli incaricati regionali e dalle pattuglie. Potrà essere creata una pattuglia ad hoc per la gestione dell’evento.
È positiva la partecipazione di FB alle attività/incontri nelle varie zone AGESCI o MASCI al fine di stabilire legami più diretti con il territorio. L’interfaccia delle zone rimane comunque la Comunità Regionale e non è prevista la figura dei referenti di zona per il settore FB.

RAPPORTI CON IL LIVELLO NAZIONALE

Agli incontri nazionali per incaricati partecipano di diritto i due incaricati regionali e l’assistente della Comunità. È buona cosa invitare a partecipare anche altri membri della pattuglia e/o possibili prossimi candidati come incaricati regionali.

L’incaricato è anello di collegamento tra la comunità regionale e l’incaricato nazionale; quest’ultimo viene informato costantemente sulle attività e sulle problematiche della Comunità FB regionale.

I documenti prodotti a livello regionale (ad esempio, programmi, attività, veglie, libretti di preghiera,…) dovranno essere inoltrati a chi all’interno della pattuglia nazionale si occupa di mantenere i rapporti con le regioni. Inoltre, il materiale relativo a botteghe, cantieri, pellegrinaggi, route, incontri formativi e MUF è buona cosa che venga inoltrato a chi nella pattuglia segue la formazione.

Al fine di contribuire alla realizzazione della newsletter della Comunità, tutti le regioni sono pregate di far pervenire, a chi nella pattuglia si occupa della comunicazione, le informative sugli eventi e relazioni su di essi.

Ogni anno gli incaricati regionali faranno pervenire alla segreteria nazionale un elenco aggiornato di tutti i censiti AGESCI, allo stesso modo faranno avere l’elenco degli FB censiti MASCI.

EVENTI REGIONALI/NAZIONALI: STAFF, ORGANIZZAZIONE, ETC

Appuntamento fisso nazionale è il Pellegrinaggio a Loreto da svolgersi con cadenza triennale.

L’organizzazione e gestione degli eventi a carattere nazionale è riconducibile alla pattuglia nazionale che d’accordo con gli incaricati regionali può decidere di affidarne la gestione a:

  • Una comunità regionale specifica nel caso di eventi localizzati in una regione (ad esempio Loreto).
  • Pattuglie miste costituite ad hoc per la realizzazione di eventi (ad esempio organizzazione veglia assemblea nazionale, gestione attività in incontri nazionali).
  • Suddivisione di incarichi per organizzazione pellegrinaggi (ad esempio pellegrinaggio nazionale).

Gli unici appuntamenti nazionali per RS direttamente riconducibili alla Comunità FB sono il Cantiere Nazionale di Gambarie ed il Cantiere il Mulino. L’organizzazione e la gestione di tali eventi sono demandati dalla pattuglia nazionale a staff appositamente costituite che dovranno presentarne i programmi e verifiche. La partecipazione degli FB a tali eventi come membri dello staff è caldamente consigliata.

Le singole regioni sono invitate ad organizzare – negli anni in cui non è prevista l’Assemblea Nazionale e/o il Pellegrinaggio di Comunità a Loreto – momenti di incontro a carattere interregionale. In tal caso l’organizzazione è demandata agli incaricati delle regioni coinvolte che potranno costituire pattuglie miste ad hoc. Sarà compito degli incaricati regionali preventivamente informare la pattuglia nazionale e gli altri incaricati relativamente a date, programmi, attività da svolgere. Provvederanno inoltre a relazionare l’evento concluso.

Le singole regioni possono organizzare e gestire eventi a carattere regionale (in Italia e a Lourdes) in autonomia e/o in collaborazione con AGESCI – MASCI. Tali eventi dovranno essere presentati e relazionati nel corso della verifica con pattuglia nazionale ed incaricati regionali. Le tematiche, scopi e strumenti dovranno comunque essere in linea con le direttive nazionali.

RAPPORTI CON LE ASSOCIAZIONI DI PELLEGRINAGGIO

Le associazioni di pellegrinaggio sono strumenti attraverso i quali gli FB possono svolgere il loro servizio a Lourdes.

Gli FB che prestano il loro servizio attraverso tali associazioni sono chiamati a farlo con massima disponibilità e spirito di servizio testimoniando sempre la propria appartenenza alla Comunità FB. L’assunzione di cariche e di ruoli di responsabilità è indubbiamente segno del proprio impegno come FB e quindi tutti gli FB sono invitati a fare del proprio meglio.

Particolare attenzione deve essere rivolta a non confondere l’appartenenza alle varie associazioni di pellegrinaggio con l’appartenenza alla Comunità: la nostra promessa ci chiede di svolgere il nostro servizio a Lourdes non con un pellegrinaggio specifico, ma con specifico spirito. Tutti i Foulard Bianchi sono fratelli nella medesima Comunità e pertanto abbiamo il dovere e la responsabilità di essere strumento di unione, confronto ed accoglienza verso altri fratelli FB e Scout.

È dovere degli FB – che svolgono il proprio servizio a Lourdes con associazioni di pellegrinaggio – prendersi cura degli Scout presenti nel Santuario. (Ad esempio: organizzazione di un momento di incontro, aiuto ed accoglienza nell’introduzione al servizio, testimonianza, ma soprattutto un sorriso ed un saluto).

Riteniamo essere un’esperienza utile l’effettuare lo stage con L’Hospitalitè Notre Dame de Lourdes. Crediamo che svolgere il proprio servizio a Lourdes come strumenti a disposizione del Santuario e di tutti i Pellegrini possa offrire l’opportunità di vivere un’esperienza completa e formativa.

RAPPORTI CON AGESCI MASCI E STAMPA ASSOCIATIVA

  • Gli incaricati Regionali sono gli interlocutori privilegiati della Regione di riferimento.
  • La Comunità, articolandosi su base regionale, mantiene i rapporti con la Regione. L’interfaccia su base zonale o la partecipazione ad altre pattuglie specifiche può essere buona cosa, ma non è obbligatoria e non deve in alcun modo favorire od amplificare una frammentazione della Comunità.
  • Della Comunità fanno parte membri ed associati AGESCI e MASCI, è pertanto dovere degli incaricati Regionali mantenere i rapporti ed i contatti con tali strutture associative, collaborando e sviluppando sinergie bi-direzionali.
  • È compito degli incaricati regionali inviare alle segretarie regionali AGESCI e MASCI i verbali delle assemblee – elettive o non – redatti e firmati da segretario e presidente dell’assemblea.
  • È compito degli incaricati – o loro rappresentanti in seno alla pattuglia – partecipare agli incontri di Consiglio Regionale, Comitato Regionale allargato ai settori, Assemblee Regionali ed equivalenti MASCI. Particolare attenzione va prestata alla partecipazione ad incontri per l’organizzazione di eventi Regionali per la branca RS.
  • È buona cosa che la pattuglia comunichi agli incaricati alla stampa della Regione iniziative, eventi, incontri ed altre attività per prevederne la pubblicazione su stampa associativa. L’addetto stampa e comunicazione della pattuglia nazionale FB è il tramite per la stampa associativa nazionale.
    La comunicazione cartacea FB è quasi assente nella stampa associativa del MASCI.

PROGETTO E PROGRAMMA DI COMUNITÀ

  • La Comunità Nazionale elabora un PROGETTO NAZIONALE DI COMUNITA’ con cadenza triennale. Le modalità di lavoro possono variare, ma devono comunque coinvolgere nella discussione le singole Comunità regionali. Il PROGETTO NAZIONALE viene votato in assemblea nazionale ed in quella sede non può essere emendato: la revisione e discussione avviene precedentemente ed è prevista nelle modalità di lavoro stabilite all’avvio dei lavori. Il PROGETTO NAZIONALE indica tematiche e spunti generali di principio su cui come Comunità Nazionale riteniamo di camminare. Tali principi generali si traducono in Obiettivi più specifici e vengono poi concretizzati attraverso i PROGRAMMI.
  • Il Progetto Regionale viene elaborato cercando di mediare e sintetizzare le esigenze delle Comunità Regionali con: PROGETTO NAZIONALE DI COMUNITÀ FB, PROGETTO REGIONALE AGESCI. Le modalità di elaborazione del PROGETTO REGIONALE possono variare, ma comunque tale progetto deve essere sintesi e lavoro dell’intera Comunità.
  • La Comunità Regionale elabora con cadenza annuale un PROGRAMMA da proporre in assemblea. Il PROGRAMMA REGIONALE concretizza i principi ed obiettivi espressi nel PROGETTO, il PROGRAMMA è oggetto di verifica annuale e tale verifica è da intendersi come punto di partenza per il PROGRAMMA successivo. Al fine di snellire le procedure burocratiche non è prevista da regolamento una votazione sul PROGRAMMA: la discussione ed elaborazione dello stesso avviene in Comunità.

PATTUGLIA RUOLI E RESPONSABILITÀ

  • La PATTUGLIA REGIONALE è composta dagli incaricati regionali, dall’AE regionale e da FB – novizi e titolari – nominati da incaricati al fine di meglio realizzare, gestire ed organizzare le attività Comunitarie. La PATTUGLIA REGIONALE si incontra non necessariamente con cadenza definita. Gli incontri possono essere previsti dagli incaricati o da altri componenti la pattuglia, con congruo anticipo.
  • Al fine di essere Comunità inclusiva ed accogliente, per finalità specifiche (organizzazione di eventi, uscite, preparazione di attività,…) possono essere invitati a partecipare temporaneamente agli incontri di pattuglia anche i postulanti.
  • All’interno della pattuglia è importante assegnare alcuni compiti specifici:
    • SEGRETARIO: tiene i verbali degli incontri di pattuglia e si occupa della trasmissione delle informazioni nella Comunità;
    • ECONOMO: tiene la cassa e le spese, si occupa di preparare i documenti in ordine per il bilancio regionale AGESCI (se richiesto e necessario);
    • STAMPA E COMUNICAZIONE: tiene i contatti con la stampa associative e con il resp. stampa e comunicazione in pattuglia nazionale FB. Si occupa di tenere aggiornate le informazioni;
    • LITURGIA: si occupa di organizzare l’animazione della preghiere e momenti di spiritualità in Comunità e Pattuglia;
    • LOGISTICA: colui che si occupa degli aspetti più tecnici nell’organizzazione di eventi ed incontri in generale.

Tali ruoli non sono comunque tutti obbligatori e possono prevedere anche altre figure.

  • I membri della PATTUGLIA REGIONALE sono “responsabili” del buon funzionamento della Comunità: sono FB che hanno deciso di prendersi a cuore la Comunità e di servirne i membri mettendo a disposizione le loro capacità, energie, tempo.

TRASPARENZA E COMUNICAZIONE

  • È dovere della pattuglia regionale informare adeguatamente i membri della Comunità relativamente a eventi, attività ed altre informazioni. Le modalità di comunicazione possono essere molteplici, ma devono essere condivise ed accettate. (Possiamo concordare di inviare una mail, chi non ha un contatto email dovrà essere avvisato altrimenti).
  • È altresì compito dei membri delle Comunità regionali – in quanto adulti – tenersi aggiornati ed in contatto con gli incaricati!
  • Gli incaricati regionali sono tenuti a presentare il “bilancio di Comunità” nel corso dell’assemblea annuale. Tale bilancio non va votato, ma è compito degli incaricati e dell’addetto in pattuglia mantenerlo in ordine in modo trasparente.
  • Le comunità regionali attraverso l’addetto stampa in pattuglia comunicano all’addetto stampa in pattuglia nazionale i resoconti su attività ed incontri significativi. Tali resoconti / articoli verranno pubblicati sulla newsletter FB.

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